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北海职业学院发文、用章管理办法
日期:2010年12月29日   撰稿:北海职业学院

 

为进一步规范完善发文和用章管理工作,根据上级有关规定制定本办法:

一、发文程序和要求

(一)对外文件

1.拟稿:按工作职责范围,学院办公室负责全校性综合文件的拟稿;各职能部门负责本部门工作范围内的拟稿;如工作范围涉及两个以上的职能部门,由主管职能部门负责拟稿;如工作范围涉及的两个以上的职能部门主次难分,则由相关职能部门协商或由分管领导指定拟稿。文稿形成后,应将发文所依据的上级文件、附件、代拟稿等附于文稿后,完整反映成文过程;拟稿完毕后,填写“北海职业学院发文稿纸”(以下简称“发文稿纸”),签署拟稿人姓名和日期。

2.职能部门审核:拟稿人将文稿送部门负责人审核,部门负责人为该文稿的第一责任人。审核的重点是业务角度、法规依据、文字规范。部门审核后,应在“发文稿纸”上相应栏目内签署审核人姓名和日期。

3.核稿:职能部门将草拟的文稿送学院办公室核稿。核稿如发现问题,由学院办公室提出处理意见或建议,请职能部门补充、修改。核稿完毕后,应在“发文稿纸”上相应栏目内签署核稿人姓名和日期。

4.签发:学院办公室核稿后,将文稿退交职能部门,由职能部门将文稿呈分管领导签发;如工作范围涉及两个以上职能部门,由主管部门的分管领导签发;如主次难分,则由该相关职能部门的分管领导会签后,由拟稿部门的分管领导签发。内容重要、涉及面广的,应由党委书记或院长审定签发。签发人应在“发文稿纸”上相应栏目内签署姓名和日期。

5.编制及印章:

1)经签发的文件,由学院办公室用“北海职业学院”文件头,用相关职能部门文件字号排序(如教务科是“北职教学〔200XX号”)编制,各部门对外文件字号由学院办公室统一编制印发,落款为学院全称。

2)由学院办公室盖学院印章。

6.报发:由相关职能部门报送及分发。

7.存档:文件印发后,职能部门应及时将文件原稿、发文稿纸交学院办公室存档。职能部门存1份正式文件。

(二)内部文件

1.各职能部门用学院名义印发的文件

1)职能部门审核:拟稿人将文稿送部门负责人审核,部门负责人为该文稿的责任人,分管领导为签发人。审核的重点是业务角度、法规依据、文字规范。部门审核后,应在“发文稿纸”上相应栏目内签署审核人姓名和日期,并注明校内发文。

2)经签发的文件,由各职能部门派专人到学院办公室领取“北海职业学院”文件头,用相关职能部门文件字号排序(如教务科是“北职教学〔200XX号”)编制,落款为学院全称。

3)由学院办公室盖学院印章。

4)报发:由相关职能部门报送及分发。

5)存档:文件印发后,职能部门应及时将文件原稿、发文稿纸交学院办公室存档,各职能部门存1份正式文件。

2.各职能部门自行印发的文件

1)文件头、文件字号及用章

各职能部门对学院内部行文,用本部门的文件头,按本部门的文件字号排序(与对外文件字号要有所区别,如建议教务科是“北职教务〔200XX号”)各部门对内文件字号由部门自行编制,落款为部门全称,盖部门印章。

2)发文流程

职能部门拟稿→填写“发文稿纸”相关事项→部门负责人审核签字→分管领导签发→打印发文→文件原件附发文稿纸存档。

3)两个以上的职能部门联合发文,由主管职能部门拟稿,用主管职能部门的发文字号,相关职能部门分管领导会签后,由主管职能部门的分管领导签发,由主管职能部门打印发文及存档。如工作主次难分,则由部门协商解决发文相应事宜,但文件只能由一人签发。

二、学院印章使用程序及要求

(一)须使用学院印章的文件或材料,要经相关职能部门领导审核或由分管领导在“北海职业学院印章使用审批表”上签字同意。

(二)须使用学院印章的学生情况证明等材料,要经各系(部)或学生工作科审核并盖部门印章。

(三)须使用学院钢印的文件或材料,要出示主管部门的审核证明(证明要写清姓名、专业、班级等具体内容,签署部门意见,加盖部门印章)。

(四)尽量在上班时间使用学院印章。如遇特别紧急的情况,必须在非上班时间使用学院印章的,须由办公室主任或分管副主任派人盖章。

 


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